J’ai longtemps cherché comment gérer un journal de recherches facilement en l’intégrant à ma vraie façon de travailler. Pour tout savoir sur le journal de recherches, je vous propose de lire les articles de Sophie Boudarel sur ce sujet.

Je voulais suivre les recherches que j’avais à faire en archives, et emporter avec moi ce journal un peu partout. Il me fallait donc un outil nomade, disons pour faire simple mon Ipad. Je m’étais donc tournée vers Evernote, installé sur mon ordinateur, mon téléphone – même si je ne l’utilise jamais sur le téléphone – et mon Ipad. Il est possible de tenir des tableaux dans Evernote, alors j’ai essayé, comme Sophie le recommandait.

J’avais essayé diverses versions.

Je n’étais clairement pas satisfaite. Si je voulais ajouter une colonne, c’était compliqué. Si je voulais déplacer une ligne, c’était encore plus compliqué. Pas de fonction de tri, pas de colorisation des lignes ou des colonnes ….

De plus, je voulais pouvoir utiliser mon tableau quand j’étais aux archives, pour noter une nouvelle référence, mettre à jour le statut d’une recherche, et avec Evernote, je finissais toujours pas « casser » mon tableau, écrire sur une feuille volante, oublier de la recopier, me prendre la tête, perdre des infos, bref ca n’allait pas du tout.

Quand j’ai commencé à faire le point sur mes parisiens, je me suis rendue compte qu’il fallait que je sache ce que j’avais déjà trouvé comme contrat ou document pour chacun d’eux, et que je sache où les photos numériques du document étaient classées, si je les avais transcrites, traitées … Il fallait que je suive vraiment l’avancée de mes recherches en archive. Relire une seconde fois la nuit un registre qu’on a déjà parcouru un an plus tôt parce qu’on a oublié de le noter, c’est crispant. Mais commander pour la seconde fois la même boite d’archives au Caran pour prendre en photo le même acte qu’on a déjà récupéré, et s’en rendre compte à la troisième ou quatrième page – oui ca m’est arrivé – c’est la preuve évidente qu’on s’y prend mal ….

Alors j’ai réfléchi …. Mon outil de prédilection, c’est le tableur. Il fallait donc que j’utilise Excel, et pas juste en lecture d’un tableau, comme avec l’application Ipad que j’avais installée. Non il fallait que je puisse vraiment ouvrir mon tableau, y faire une selection, y ajouter des infos, et tout ça à partir des seuls outils que j’avais : mon Ipad et mon ordinateur à la maison.

Par chance pour moi, il y avait une application gratuite et disponible sur l’AppleStore. Depuis quand était elle en ligne ? Je l’ignore, soit j’avais mal cherché la première fois, soit elle avait été mise en ligne depuis, mais le fait est là, elle existe.

Pour l’utiliser, vous devez avoir un compte Office, mais la création de ce compte est gratuit, si à un moment vous avez installé une version officielle d’Office. C’est mon cas, j’ai installé Office 2013 sur mon PC, qui me convient bien, et je peux donc utiliser le compte que j’avais créé un peu par hasard pour transférer automatiquement de mon PC à mon Ipad un tableau Excel sur lequel je travaille. La synchronisation entre les deux terminaux se fait automatiquement et j’ai sur mon Ipad toutes les grandes fonctions dont j’ai besoin. Je peux trier, rechercher, filtrer, ajouter une ligne, remplir une cellule.

Les conditions techniques étant en place, j’ai repris un Journal de recherches que j’avais commencé à envisager après RootsTech2014, mais que j’avais vite laissé de côté. Je l’ai réadaptaté et j’y ai intégré tous les actes notariés que j’avais trouvé jusqu’à présent.

Voici à quoi ressemble ce tableau que je vous propose en téléchargement si vous voulez vous en inspirer.

A chaque ligne correspond une recherche. Les colonnes sont divisées en 3 blocs principaux : Lieu de recherche – Recherche à faire/faite  – Traitement du résultat.

Voici les colonnes que j’ai choisi d’utiliser :

• Lieu de recherche
  • Internet / Archives : Si j’en ai besoin, je veux pouvoir par la suite gérer l’avancée de mes recherches sur internet ….
  • Cote consultée
  • Date de la consultation / de la recherche
  • Département / Sercice d’archives : une colonne indispensable, je peux gérer dans un seul tableau toutes mes recherches sans avoir un tableau par service d’archives
• Recherche à faire / faite
  • Branche : je gère mes recherches en utilisant les 4 branches des quatre grands parents de mes enfants. J’ai ajouté un cinquième critère de recherche, Entraide.
  • Date de l’acte
  • Période / Année – pour pouvoir faire un tri sur une année
  • Qui : la ou les personnes principales concernées dans le document recherché
  • Quoi : tout ce que je pense nécessaire : le nom du notaire, le libellé que j’ai repris dans le registre du notaire, éventuellement une remarque personnelle pour m’aider à trouver le document
  • Où : la ville, le département, le pays, la région, selon l’importance que cette localisation a dans le document cherché
• Traitement du résultat
  • Trouvé : Oui, Non  – et alors je vais essayer d’indiquer dans les observations si je pense devoir recommencer la recherche – ou Vide, qui liste donc tous les documents ou actes sur lesquels je n’ai pas encore mis la main
  • Référence classement : C’est là que j’ai classé les photos numériques et la transcription du document
  • Traité : j’indique si j’ai utilisé les renseignements trouvés pour les intégrer dans mon arbre sur Heredis
  • Transcrit : si la transcription est en cours – j’ai quelques inventaires après décès particulièrement longs et touffus à transcrire, j’y travaille par petites périodes – ou si elle est terminée ou si je la considère terminée
  • Observations : tout ce que je trouve bon de noter à cet endroit dans le cadre de mes recherches

J’utilise ce tableau depuis debut mars, je suis allée plusieurs fois en archives avec et je suis revenue sans m’en vouloir de mon manque total d’organisation. Ce tableau va t’il resister au temps ? Son atout tient dans le fait qu’il correspond à ma façon de travailler. C’est une étape importante pour qu’il soit utilisé dans la durée.

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