Depuis quelques semaines, je tourne en rond sur des problèmes d’organisation de mes données et de mes fichiers généalogiques.

Je gère ma généalogie sur un logiciel du marché, Heredis, dont j’aime bien l’ergonomie, et qui est en train de sortir une version synchronisable sur tous les appareils d’un généalogiste, soit pour moi le portable sur lequel je vous écris actuellement, en gros mon ordinateur à moi toute seule, sur mon netbook que j’emporte avec moi quand je pars à la BNF ou chez mes amis les Mormons et sur mon Ipad, qui n’est jamais très loin de moi, même dans la maison.

L’intéret de cette synchronisation, il est clair : mes données sont toujours à jour quelque soit l’outil que j’utilise. La mise à niveau est prévue pour début juillet, et j’attends ça avec impatience.

Mon problème actuel concerne la gestion des 900 += sources qui justifient les evenements et ancêtres que j’ai déjà retrouvés.

Une source, c’est un élément matériel écrit – ou numérisé quand on parle d’archives sur internet – qui justifie de la véracité de l’événement que je prends en compte : naissance, bapteme, mariage, décès, acte notarié, …

Mon expérience professionnelle m’a enseigné qu’il faut au maximum utiliser le logiciel dont on se sert tel qu’il a été concçu, sans trop le modifier ou sans créer des personnalisations excessives qui soit vont à l’encontre de son ergonomie soit ne sont pas transposables lors des changements de version. Donc j’ai réfléchi au départ à ce que me proposait le logiciel et j’ai essayé de classer et de nommer mes sources de façon logique par rapport à la gestion des sources qu’il me propose.

Et tout allait à peu près bien ….

Jusqu’à ce que je me retrouve avec plus de 900 sources – et j’ai encore des tas d’actes à rechercher, d’evenements à confirmer par de nouveaux actes, donc de nouvelles sources …. et je ne suis plus sûre que ma méthode est la plus efficace.

Heredis ne différencie pas la source et l’information contenue dans cette source. Prenons par exemple un acte de baptême retrouvé dans un registre paroissial. Pour Heredis tel qu’il fonctionne et tel que je l’utilise, l’événement bapteme a une source, qui est l’acte de bapteme trouvé à telle page de ce registre. Si deux pages plus loin dans le meme registre, je retrouve un acte de bapteme d’une autre personne, je vais devoir créer une nouvelle source pour cet acte.

Avec « peu » de sources, le système est relativement simple, mais quand on commence à accumuler les actes, quand on retrouve dans un même registre de nombreux actes, le système n’est plus aussi pratique.

Cette gestion des sources fait l’objet de nombreux articles et commentaires sur les blogs de généalogie que je consulte, et plus je lis d’avis, plus je me pose des questions et moins je suis satisfaite de mon système, mais sans oser le changer …. principalement parce que je ne sais pas comment le changer.

Actuellement, si je cherche une information sur un acte dejà retrouvé à partir d’un des individus que j’étudie, je retrouve l’origine de l’information sans souci, ce qui est primordial. Mais si je reprends pour la Nième fois un registre pour y dégoter des informations sur un nouvel individu recontré au cours de mes recherches, je ne peux pas retrouver de façon simple quels sont les événements que j’ai deja retrouvés et où, et je perds un temps fou en lisant mes actes à vérifier que tel bapteme que je suis en train de lire, je l’ai déjà noté …..

J’ai entrepris de suivre dans des notes en dehors de Heredis, sur Evernote, les événements trouvés dans tel registre, c’est une première étape dont l’inconvénient est l’obligation de double saisie des informations, et les risques d’erreur qui vont avec.

Ce n’est toujours pas parfait, mais je vais attendre la prochaine version d’Heredis en juillet pour voir quelles sont les modifications éventuelles faites sur ce point avant de tout remettre à plat – peut être …